Privacy Protocol

PRIVACY PROTOCOL REGHTHUYS 12 07 2018    

Culturele Vereniging ’t Reghthuys, Nieuwkoop 

 

INLEIDING

Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze is van toepassing op alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren, dus ook op culturele vereniging ‘t Reghthuys. 

Dit Privacy Protocol beschrijft de persoonsgegevens van de leden en geïnteresseerden  die door ‘t Reghthuys worden verzameld en het gebruik dat daarvan wordt gemaakt en/of kan worden gemaakt. Tevens wordt aangegeven in hoeverre de privacy van deze gegevens wordt gewaarborgd. 

Als er in dit protocol wordt gesproken over leden, worden daarmee zowel de gewone leden als de ereleden bedoeld. 

 

ALGEMEEN

De administratie van ’t Reghthuys kent 3 soorten registraties:

  1. De basisadministratie (‘ledenbasis’). 
    Dit is de (digitale) administratie waarin alle hieronder in artikel 1.1. genoemde persoonsgegevens zijn opgenomen en door de ledenadministratie worden bijgehouden, en die tevens als basis dient voor de ledenregistratie op de Reghthuys-website. 
  2. Het ledenoverzicht op de website van ‘t Reghthuys (www.reghthuys-nieuwkoop.nl)
  3. E-mailbestanden (leden, B&C, en Geïnteresseerden). 

 

Ad I. BASISADMINISTRATIE (ledenbasis)

1. Persoonsgegevens

1.1. Een persoon wordt ingeschreven als lid van ’t Reghthuys na ontvangst door de ledenadministratie van een door die persoon ingevuld inschrijfformulier. 
Deze inschrijfformulieren worden in papier bewaard door de ledenadministratie; hetzelfde geldt voor de door leden afgegeven machtigingen voor automatische incasso van de contributie. 

 

1.2. De leden worden vervolgens opgenomen in de (digitale) ledenbasis van ‘t Reghthuys, met de navolgende persoonsgegevens:

Noot: * betekent: indien bekend
A. NAW gegevens

- voorletter(s) + voornaam*

- achternaam, + evt. meisjesnaam*

- straat, huisnummer + toevoegsel

- postcode, woonplaats

B. Overige gegevens

- telefoonnummer* en/of mobiele nummer*

- e-mailadres*

- geslacht (man, vrouw, onbekend)

- geboortedatum*

- burgerlijke stand*

- inschrijfdatum*

- lidnummer (wordt automatisch gegenereerd)

- soort lid (erelid, gewoon lid)

C. Betalingsgegevens

- betaalwijze (wel of niet automatische incasso, geen contributie verschuldigd)
   Noot: ereleden zijn geen contributie verschuldigd
- bij automatische incasso: IBAN rekeningnummer, naam rekeninghouder, woonplaats, datum waarop machtiging is verleend.

 

2. Beheer van de persoonsgegevens

2.1. De in artikel 1 genoemde persoonsgegevens worden verwerkt, aangepast, bijgehouden en beheerd door degene die door het bestuur van ’t Reghthuys is belast met de ledenadministratie van de vereniging (hierna ook ‘de beheerder’ genoemd).

2.2. Wijzigingen in de persoonsgegevens dienen door de leden te worden doorgegeven aan de ledenadministratie van ‘t Reghthuys, en wel via e-mail aan ledenadmin@reghthuys-nieuwkoop.nl

2.3. De vereniging treft passende maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. 

2.4. Er wordt in ieder geval nooit gebruik gemaakt van USB sticks.

 

3. Gebruik van de persoonsgegevens

3.1. Het bestuur heeft de in artikel 1 genoemde persoonsgegevens nodig voor het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst en voor het goed kunnen besturen van de vereniging.

3.2. De e-mailadressenvan de leden worden gebruikt door het bestuur, voor de volgende doeleinden:

a. bestuursmededelingen

b. informatie aan de leden 

c. uitnodigingen voor ledenvergaderingen en verzending van notulen, jaarstukken, e.d.

d. (indien van toepassing) uitnodigingen voor B&C vergaderingen, en verzending van stukken

e. verzending van facturen (i.v.m. contributiebetaling, e.d.)

f. voor correspondentie met (individuele) leden

g. In alle andere gevallen waarin het bestuur het noodzakelijk of doelmatig acht.

3.3. De e-mailadressen van de leden worden tevens gebruikt door de coördinatoren van de Reghthuys-commissies voor het verzenden van informatie over door en in het Reghthuys georganiseerde culturele activiteiten.

3.4. Het door het lid opgegeven e-mailadres wordt tevens gebruikt als gebruikersnaam welke samen met het persoonlijke wachtwoord (zie artikel 10.3) leden toegang geeft tot het onder artikel 5 genoemde besloten deel van de Reghthuys-website. 

3.5. groeps e-mails worden (al of niet vanuit de website) geanonimiseerd verstuurd (‘in bcc’).

3.6. Telefoonnummers(vast en mobiel) worden gebruikt door het bestuur voor de volgende doeleinden:

a. in spoedeisende gevallen

b. informatie, vragen, verzoeken, e.d. aan individuele leden

c. in alle andere gevallen waarin het bestuur het noodzakelijk of doelmatig  acht.

3.7. De postadressenworden door de vereniging gebruikt voor de volgende doeleinden:

a. het toezenden van het verenigingsblad, de “Reghtuyt”

b. voor het toezenden van de onder 3.2.c. en 3.2.e. genoemde stukken, aan die leden waarvan geen e-mailadres bekend is.
c. in alle andere gevallen waarin het bestuur het noodzakelijk of doelmatig acht.

 

4. Verstrekking van de persoonsgegevens

4.1. Een ledenlijst met de gegevens genoemd onder 1.2.A, en -  indien bekend - e-mailadres en telefoonnummer(s), wordt door de beheerder (digitaal) beschikbaar gesteld aan de voorzitter van het bestuur en de secretaris.
4.2. De in artikel 4.1. en 1.2.C genoemde gegevens worden door de beheerder (digitaal) beschikbaar gesteld aan de penningmeester, t.b.v. de contributie-incasso.

4.3. De gegevens genoemd onder 2.1.A + e-mailadres en telefoonnummer(s)  worden door de beheerder tevens (digitaal) beschikbaar gesteld aan de door het bestuur van ’t Reghthuys aangestelde website-beheerder, t.b.v. registratie op de Reghthuys-website (zie artikel 5 hieronder).

4.4. Reghthuys-leden ontvangen bepaalde financiële voordelen: zij betalen een lagere toegangsprijs voor culturele activiteiten en ontvangen korting op kunstaankopen. Om in een dergelijk geval te kunnen checken of iemand lid is, wordt de ledenlijst (met daarop slechts  de vermelding van voorletter(s), naam + evt. meisjesnaam en de woonplaats) door de beheerder (digitaal) beschikbaar gesteld aan de coördinatoren van de Reghthuys-commissies die het aangaat. Tevens is een papieren exemplaar van deze lijst aanwezig in het Reghthuys.

4.5. Genoemde lijsten worden door de beheerder aan het begin van het jaar ter beschikking gesteld en – zo nodig – gedurende het jaar aangepast.

4.6. De verzending van de Reghtuyt, Zomerkunstfolder, e.d. geschiedt extern; voor dat doel worden aan de verwerker de onder 2.1.A genoemde gegevens verstrekt, die na de verzending door de verwerker worden vernietigd.

4.7.  Met uitzondering van artikel 4.6., worden de persoonsgegevens op de ledenlijst niet aan derden verstrekt.

4.8. De persoonsgegevens op de ledenlijst worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt.

 

Ad II. LEDENOVERZICHT OP DE REGHTHUYS-WEBSITE

5. Persoonsgegevens op de besloten website.

5.1. Het besloten gedeelte van de website van de vereniging bevat een totaal-overzicht van alle Reghthuys-leden. 

5.2. Het overzicht bevat, per lid:

a. de onder 2.1.A genoemde persoonsgegevens
b. e-mailadres en telefoonnummer, voor zover bij de ledenadministratie bekend

c. indien deze door het lid zélf is geüpload: een foto van het desbetreffende lid

d. indien van toepassing, de functie of taak die een lid binnen het Reghthuys uitoefent. 
5.3. Ieder lid kan, na op de website te zijn ingelogd, op ieder moment de in zijn of haar persoonlijk ‘profiel’ opgenomen persoonsgegevens wijzigen of verwijderen, overigens met uitzondering van de onder 5.2.d. genoemde gegevens. Die kunnen alleen door de websitebeheerder worden verwijderd.

5.4. Het verwijderen van het e-mailadres heeft als gevolg dat een lid vanaf dat moment niet meer kan inloggen op het besloten gedeelte van de Reghthuys-website (zie artikel 10). Tevens ontvangt het lid dan ook de gewoonlijk via email verstrekte mededelingen en informatie niet meer. Het mislopen c.q. niet ontvangen van informatie is dan voor de verantwoordelijkheid van het lid zelf.
5.5. Het verwijderen van het (gehele) website profiel heeft overigens  alleen tot gevolg dat het desbetreffende lid uit het leden-overzicht op de website wordt verwijderd, niet uit de in artikel 1 genoemde ledenadministratie. 

 

Ad III: E-MAILBESTANDEN VAN GEINTERESSEERDEN

6. Persoonsgegevens in de emailbestanden
6.1. Naast het e-mailbestand van de leden (dat wordt beheerd door de ledenadministratie c.q. de website-beheerder), kent ’t Reghthuys ook een aantal Geïnteresseerden-bestanden. Het gaat hierbij om personen (niet zijnde leden) die – door opgave van hun e-mailadres - te kennen hebben gegeven dat zij op de hoogte willen worden gehouden van (bepaalde) in het Reghthuys georganiseerde culturele activiteiten.  

6.2. Deze bestanden worden beheerd door de coördinator van de Reghthuys-commissie die het aangaat: Exposities & Zomerkunst, Film, Muziek, Kunstkring, e.d., en alleen gebruikt voor het in artikel 6.1. genoemde doel. 

6.3. Elk van deze bestanden bevat geen andere persoonsgegevens dan alléén de e-mailadressen van de geïnteresseerden. 

6.4. Elk van de geïnteresseerden kan op ieder moment – door middel van een afmeld-bericht c.q. reply-mail aan de (coördinator van de) desbetreffende commissie - te kennen geven dat zijn/haar emailadres uit het bestand dient te worden verwijderd. Dit zal uiterlijk binnen 1 maand na kennisgeving plaatsvinden.

 

7. Bewaring van de persoonsgegevens

7.1. De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging c.q. een persoon zich niet conform art. 6.4. heeft afgemeld.

7.2. Na beëindiging van het lidmaatschap door opzegging of overlijden, zullen de persoonsgegevens binnen een maand na beëindiging worden verwijderd uit het ledenoverzicht op de website en de (digitale) ledenadministratie, en binnen zeven jaar uit de financiële administratie.
7.3. Het inschrijfformulier van het desbetreffende lid alsmede de opzegging (indien van toepassing) blijft/blijven bewaard in het archief van de vereniging. Een afgegeven machtiging tot automatische bankincasso, wordt doorgehaald c.q. vernietigd.
7.4. Voor zover bestuursleden c.q. commissie-coördinatoren persoonsgegevens in hun bezit hebben moeten de gegevens van het desbetreffende lid binnen een maand na kennisneming van de opzegging door hen worden verwijderd.


8. Rechten van een lid.
8.1. Ieder lid heeft recht op informatie over, inzage in, aanvulling op, verbetering van, verwijdering van en afscherming van zijn/haar persoonsgegevens. Een verzoek daartoe dient te geschieden aan de Ledenadministratie, via e-mail aan ledenadmin@reghthuys-nieuwkoop.nlof per post, Reghthuysplein 1, 2421 BE Nieuwkoop.
8.2 Bij bezwaar tegen het gebruik van de e-mailadressen c.q. telefoonnummers, dienen de leden dit door te geven aan de ledenadministratie  (via e-mail aan ledenadmin@reghthuys-nieuwkoop.nl). Die maakt daarvan een aantekening in de Ledenbasis en geeft het door aan de websitebeheerder.

 8.3. Het e-mailadres c.q. telefoonnummer zal door het bestuur dan alleen in bijzondere gevallen worden gebruikt.
8.4. Het mislopen c.q. niet ontvangen van informatie is dan voor de verantwoordelijkheid van het lid zelf. Zie ook art. 5.4.

9. Beeldmateriaal en Geluidsopnames
9.1. Tijdens de door ’t Reghthuys en/of in het Reghthuys georganiseerde activiteiten kan beeldmateriaal, zoals foto’s en video-opnamen, worden gemaakt, ter publicatie op de Reghthuys-website, in het verenigingsblad de Reghtuyt,  in de pers, op Youtube, e.d.
9.2. In een dergelijk geval zal door de maker vooraf toestemming worden gevraagd voor publicatie.
9.3. Een lid kan aangeven dat hij/zij niet zichtbaar  wil zijn op het beeldmateriaal, bij voorkeur voordat wordt begonnen met het maken van de foto’s of videopnamen. E.e.a. kan echter ook achteraf.
9.4. Indien een lid geen toestemming geeft, wordt al het beeldmateriaal waarop het lid voorkomt zoveel als mogelijk is vernietigd en niet gebruikt voor publicatie.
9.5. In geval van een geluidsopname wordt vooraf toestemming gevraagd.
9.6. Geluidsfragmenten zullen niet worden gebruikt zonder nadrukkelijke toestemming voor gebruik of verspreiding. 

10. Reghthuys-website: www.reghthuys-nieuwkoop.nl
10.1. De website van de vereniging is een openbare website, maar bevat ook een besloten gedeelte.  De website is beveiligd met een zgn. https-verbinding.
10.2. Het openbare gedeelte van de website is toegankelijk voor iedereen, en bevat de ‘niet besloten’ informatie. Deze informatie kan ook beeldmateriaal, zoals foto’s en video-opnamen, bevatten.
10.3. Het besloten gedeelte is alleen toegankelijk voor Reghthuys-leden, en dan alleen nadàt zij hebben ingelogd als lid, met gebruikersnaam (zijnde het e-mailadres) en wachtwoord. 
10.4. Het besloten gedeelte van de website van de vereniging bevat het onder artikel 5 genoemde ledenoverzicht.
10.5. De website van de vereniging kan verwijzingen (bijv. hyperlink, button of banner) bevatten naar websites van derden (bijv. exposerende kunstenaars). 
10.6. De vereniging is niet verantwoordelijk voor de naleving van de AVG door deze derden. 

11.  Klacht over de verwerking van Persoonsgegevens
11.1. Ingeval van een klacht over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, wordt het lid verzocht hierover kontakt op te nemen met de ledenadministratie (via e-mail aan ledenadmin@reghthuys-nieuwkoop.nl. De beheerder c.q. het bestuur zoekt dan zo snel mogelijk naar een oplossing.
11.2. Op grond van de AVG heeft het lid ook het recht om een klacht over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Meldplicht Datalekken
12.1. In geval van een datalek zal door de vereniging worden gehandeld conform de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vastgelegde bepalingen.
12.2. Het bestuurslid dat belast is met de ledenadministratie zal een registratie van de meldingen en de genomen acties bijhouden. 

13. Sancties
13.1. Overtreding van dit privacyreglement kan voor bestuursleden en leden van de vereniging betekenen dat er maatregelen worden getroffen.

14. Wijziging van het privacy beleid
14.1 De vereniging past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om dit up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van het privacy protocol worden opgenomen. De vereniging raadt haar leden dan ook aan dit regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging de leden informeren.

15. Onvoorziene omstandigheden
15.1 In gevallen waarin dit privacy protocol  niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist de beheerder in overleg met het bestuur.

16. Openbaarmaking 
16.1 Dit privacy protocol wordt ter beschikking gesteld aan alle leden van de vereniging.
16.2. Dit privacy protocol wordt tevens op de website van de vereniging geplaatst.

17. Slotbepaling
17.1 Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 25 mei 2018 in werking getreden AVG van toepassing zijn.

 

Dit Privacy Protocol is door het Bestuur van de culturele vereniging ‘t Reghthuys vastgesteld op 12 juli 2018.